Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

mtf | nxt GmbH - thermal solutions, Sauerlandstraße 65, 48527 Nordhorn, vertreten durch den Geschäftsführer Jörg Bernhard Schlätker, E-Mail: info@teccmate.com

2. Was ist TeccMate?

TeccMate ist ein KI-gestützter Service-Assistent für Unternehmen der Kälte-, Klima- und Wärmepumpentechnik (B2B). Kundenfirmen legen Nutzerkonten für ihre Techniker an, verwalten Anlagen mit Servicehistorie und nutzen einen KI-Chat auf Basis einer Wissensdatenbank.

3. Welche Daten wir verarbeiten

a) Konto- und Stammdaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht), Firmenzugehörigkeit, Rolle. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

b) Anlagen- und Servicedaten: Von den Nutzern eingegebene Anlagendaten (Hersteller, Modell, Seriennummer, Standort, Kunde), Serviceeinträge inkl. Messwerten, Fehlercodes, Ersatzteilen und Fotos. Fotos sollen ausschließlich Anlagen/Bauteile zeigen. Nutzer sind angehalten, keine Personen abzubilden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

c) Chat-Inhalte: Fragen an den KI-Assistenten, generierte Antworten, Arbeitsanweisungen und Bewertungen (Daumen hoch/runter) werden gespeichert, um den Verlauf bereitzustellen und die Antwortqualität zu verbessern. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

d) Hochgeladene Dokumente: Servicehandbücher u. ä. werden gespeichert und für die KI-Suche in Textabschnitte zerlegt (Embeddings). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

e) Auftrags- und Einsatzdaten (Auftragsmodul): Vom Nutzer angelegte Aufträge mit Einsatzort, Ansprechpartner (Name, Telefonnummer) beim Endkunden der Kundenfirma, Einsatzdokumentation (Bericht, Fotos, Messwerte, Ersatzteile) sowie, bei Nutzung der digitalen Auftragsbestätigung, Name und handschriftliche Unterschrift des Unterzeichners (als Bilddatei im privaten Speicher). Die Kundenfirma ist für die Information dieser Drittbetroffenen (Art. 13/14 DSGVO) verantwortlich; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter-ähnlicher Dienst ausschließlich zur Leistungserbringung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

f) Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Funktion (Server-Logs, Fehlerdiagnose, Missbrauchsschutz/Rate-Limiting). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Stabilität).

g) Zahlungs- und Vertragsdaten: Bei kostenpflichtiger Nutzung verarbeiten wir Firmenname, Rechnungsanschrift, E-Mail, USt-IdNr. sowie Abo- und Zahlungsstatus. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe; vollständige Kartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und erreichen unsere Systeme nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).

4. KI-Verarbeitung

Zur Beantwortung von Chat-Anfragen übermitteln wir die Frage, relevante Auszüge aus der Wissensdatenbank sowie ggf. Anlagenkontext an unseren KI-Anbieter Anthropic (Claude API). Für die Suche werden Text-Embeddings über Voyage AI erzeugt. Beide Anbieter verarbeiten die Daten gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag und verwenden API-Daten vertragsgemäß nicht zum Training ihrer Modelle.

5. Auftragsverarbeiter (Empfänger)

Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 DSGVO). Bei Übermittlungen in Drittländer stützen wir uns auf EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) bzw. den EU-U.S. Data Privacy Framework, sofern zertifiziert.

6. Speicherdauer

Konto-, Anlagen- und Chatdaten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach Vertragsende werden die Daten der Kundenfirma innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Server-Logs werden nach 30 Tagen gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an info@teccmate.com. Sie haben zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, z. B. der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

8. Cookies & Tracking

TeccMate verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (Login-Session über Supabase Auth). Es findet kein Werbetracking statt.

9. Datensicherheit

Übertragung ausschließlich verschlüsselt (TLS), Passwörter werden nur gehasht gespeichert, Datenbankzugriffe sind mandantengetrennt (Row Level Security), Dateien liegen in einem privaten Bucket mit zeitlich begrenzten Zugriffs-Links, Zugriffe sind rollenbasiert beschränkt und ratenlimitiert.